Toimitilaremontissa kaksi asiaa ratkaistaan ennen kuin yksikään urakoitsija tulee katsomaan tilaa: kuka saa päättää muutoksista ja tarvitaanko niihin rakentamislupa. Vuokratilassa päättäjä on vuokranantaja. Jos remontti muuttaa tilan käyttötarkoitusta olennaisesti, lupa tarvitaan aina.
Kun nämä ovat selvillä, työ etenee järjestyksessä: asbestikartoitus vanhassa rakennuksessa, urakoitsijan valinta ja tarkistukset, rakennuttajan velvollisuudet työmaalla, lopuksi kulujen kirjaus ja arvonlisävero. Kirjanpitokäsittely kannattaa miettiä jo suunnitteluvaiheessa, koska se ratkaisee, näkyykö remontti tuloksessa yhtenä vuonna vai kymmenessä.
Vuokratilassa vuokranantaja päättää ensin
Laki liikehuoneiston vuokrauksesta kieltää vuokralaista tekemästä korjaus- tai muutostöitä ilman vuokranantajan lupaa. Poikkeuksia on kaksi. Vuokralainen saa korjata huoneiston puutteellisuuden, ja välittömän vahingon estämiseksi se saa aina toimia. Väliseinien siirto, uusi taukotila tai pintojen uusiminen vaatii luvan.
Laki antaa osapuolille vapauden sopia kunnossapidosta ja muutostöistä toisin. Juuri siksi sopimus tehdään kirjallisesti ennen töiden alkua, ja siihen kirjataan vähintään:
- mitkä muutokset vuokranantaja hyväksyy
- kuka maksaa minkäkin osan
- kenen omaisuutta muutokset ovat vuokrasuhteen päättyessä
- pitääkö tila palauttaa alkuperäiseen kuntoon
- kumpi osapuoli toimii hankkeessa rakennuttajana
Kolmas ja neljäs kohta ratkaisevat, onko remontti vuokralaiselle investointi vai myöhempi purkukulu. Viides kohta määrää, kenelle asbestikartoitus ja työmaan turvallisuusvelvoitteet kuuluvat.
Remontin kulut kirjanpidossa
Kirjanpidossa ratkaiseva kysymys on, onko kyse vuosikorjauksesta vai perusparannuksesta.
Vuosikorjaus palauttaa tilan alkuperäiseen kuntoon, esimerkiksi kuluneen pinnan uusiminen samantasoisella materiaalilla. Se kirjataan kuluksi sinä vuonna, jona se tehdään. Suurehkon korjausmenon voi verotuksessa myös aktivoida, jos se sopii yrityksen tulostilanteeseen paremmin.
Perusparannus laajentaa, muuttaa tai uudistaa tilaa. Verohallinto pitää perusparannuksena esimerkiksi peruskorjausta sekä kantavien rakenteiden, ilmanvaihdon ja sähköjärjestelmien parantamista. Perusparannus aktivoidaan ja vähennetään poistoina.
Poistotapa riippuu siitä, omistaako yritys rakennuksen:
| Tilanne | Käsittely | Poisto verotuksessa |
|---|---|---|
| Oma rakennus | Lisätään rakennuksen hankintamenoon (EVL 34 §) | Menojäännöksestä enintään 4 % vuodessa toimisto- ja myymälärakennuksessa, 7 % teollisuusrakennuksessa ja 20 % kevyessä rakennuksessa |
| Vuokratila | Pitkävaikutteinen meno (EVL 24 §) | Tasapoistot todennäköisenä vaikutusaikana, enintään 10 vuotta |
Esimerkki: yritys teettää vuokraamaansa toimistoon 40 000 euron (alv 0) perusparannuksen, jonka arvioitu vaikutusaika on kahdeksan vuotta. Poisto on 5 000 euroa vuodessa. Jos vuokrasopimus on voimassa toistaiseksi ja se irtisanotaan neljän vuoden kuluttua, jäljellä oleva 20 000 euroa vähennetään uudelleen arvioidun vaikutusajan mukaan.
Rakennuksen kunnossapitomeno jaksotetaan vain, jos sen vaikutus kestää vähintään kolme vuotta. Lyhytvaikutteinen kunnossapito kirjataan suoraan kuluksi.
Pyydä urakoitsijaa erittelemään laskulle korjaus- ja parannustyöt omiksi riveikseen. Sama remontti voi sisältää molempia, ja eritelty lasku tekee rajanvedosta kirjanpitäjän kanssa nopean.
Arvonlisävero remonttilaskulla
Rakentamispalvelujen käännetty arvonlisäverovelvollisuus koskee vain ostajaa, joka myy itse rakentamispalveluja muutoin kuin satunnaisesti. Toimisto-, kauppa- ja palveluyritys saa remonttilaskun normaalisti arvonlisäverollisena. Rakennusalan yritys saa laskun ilman veroa merkinnällä “Käännetty verovelvollisuus” ja ilmoittaa veron itse.
Perusparannus on arvonlisäverotuksessa yleensä kiinteistöinvestointi, ja sen voi tehdä myös vuokralainen. Kiinteistöinvestointiin liittyy kymmenen vuoden tarkistuskausi, joka alkaa sen kalenterivuoden alusta, jona työ valmistui. Jos tilan käyttö arvonlisäverolliseen toimintaan muuttuu kauden aikana, vähennettyä veroa tarkistetaan kymmenesosa vuodessa. Tarkistus tulee eteen myös, jos kiinteistö myydään, arvonlisäverovelvollisuus päättyy tai tila poistuu liiketoiminnan käytöstä. Pidä remontin laskut ja vähennetyn veron määrä tallessa koko tarkistuskauden ajan.
Tarvitaanko rakentamislupa?
Rakentamislaki tuli voimaan vuoden 2025 alussa, ja rakentamisluvan myöntää kunnan rakennusvalvonta. Lupa tarvitaan aina, kun:
- rakennuksen tai sen osan käyttötarkoitus muuttuu olennaisesti
- korjaus kohdistuu rakennuksen vaippaan tai teknisiin järjestelmiin ja vaikuttaa merkittävästi energiatehokkuuteen, esimerkiksi ilmanvaihtojärjestelmän uusiminen
- rakennus on suojeltu tai historiallisesti tai rakennustaiteellisesti arvokas
Näissä tilanteissa kunta ei voi rakennusjärjestyksellään vapauttaa luvasta. Käyttötarkoituksen muutoksessa tilan on lisäksi täytettävä uuden käyttötarkoituksen olennaiset tekniset vaatimukset. Toimistosta tehty tila arvioidaan siis uuden käytön mukaan, ei vanhan.
Muussa korjaus- ja muutostyössä lupa tarvitaan, jos työ on verrattavissa rakentamiseen tai lisää kerrosalaa, jos kantava rakenne on vaurioitunut tai jos korjaus voi vaarantaa rakennuksen terveellisyyden tai turvallisuuden. Lupa tarvitaan myös, kun korjauksella poistetaan terveyshaittaa vähäistä laajemmin. Purku paljastaa joskus kosteus- tai homevaurion, ja silloin lupa voi tulla tarpeelliseksi kesken remontin.
Soita rakennusvalvontaan ennen kuin tilaat suunnitelmat. Raja vähäisen ja luvanvaraisen työn välillä on tapauskohtainen, ja kunnan rakennusjärjestys voi vapauttaa vähäisiä hankkeita luvasta. Vastaus kannattaa saada ennen kuin lupaat urakoitsijalle aloituspäivän.
Asbestikartoitus ennen purkua
Jos rakennuksen rakentaminen on aloitettu ennen vuotta 1994, rakenteet kartoitetaan asbestin varalta ennen purkua. Kartoitus on rakennuttajan lakisääteinen velvollisuus, eikä sitä voi siirtää urakoitsijalle. Rakennuttaja on se, joka ryhtyy hankkeeseen tai johtaa ja valvoo sitä.
Asbestityön turvallisuutta koskeva asetus uudistui joulukuussa 2025, ja osa muutoksista tulee voimaan 21.12.2026. Jos purkutyöt ajoittuvat sen jälkeen, varmista urakoitsijalta, että työ suunnitellaan uusien vaatimusten mukaan.
Urakoitsijan valinta ja sopimus
Pyydä tarjoukset samasta kirjallisesta työselityksestä, niin ne ovat vertailukelpoisia. Budjettiin kannattaa varata pelivaraa, ja siihen löytyy apua remontin budjetoinnin vinkeistä. Tarjoukset useammalta urakoitsijalta saat yhdellä pyynnöllä remonttikilpailutuksemme kautta.
Tilaajavastuu koskee jokaista rakennuttajaa
Kun urakan arvo on vähintään 9 000 euroa ilman arvonlisäveroa, tilaajan on hankittava urakoitsijasta selvitykset ennen sopimuksen tekemistä. Rakennustyössä velvollisuus koskee jokaista tilaajaa, vaikka rakentaminen ei kuuluisi yrityksen omaan toimialaan. Pitkä yhteistyö samaan urakoitsijaan ei vapauta siitä, eikä rajaa voi kiertää pilkkomalla urakkaa osiin.
Pyydä urakoitsijalta:
- merkinnät Verohallinnon rekistereihin
- kaupparekisteriote
- todistus verojen maksamisesta
- selvitys eläkevakuutusten järjestämisestä
- tieto sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista
- selvitys työterveyshuollon järjestämisestä
- todistus tapaturmavakuutuksesta (rakennusalan lisävaatimus)
Selvitykset säilytetään kaksi vuotta urakan päättymisestä.
Sopimusehdot valmiina
Yritysten välisiin rakennusurakoihin on olemassa vakioidut yleiset sopimusehdot, YSE 1998 (RT 16-10660). Ne kattavat muun muassa työn suorituksen, laadunvarmistuksen, suunnitelma- ja hintamuutokset sekä erimielisyyksien ratkaisun. Viittaa ehtoihin urakkasopimuksessa ja kirjaa erikseen kaikki, mistä haluat sopia toisin.
Rakennuttajan velvollisuudet työmaalla
Yritys, joka teettää remontin, on rakennuttaja myös silloin, kun kaikki työ on ulkoistettu. Työmaalla on neljä velvoitetta, jotka rakennuttaja hoitaa itse tai varmistaa urakkasopimuksessa.
Turvallisuuskoordinaattori. Kun työmaalla toimii samanaikaisesti tai peräkkäin useampi kuin yksi työnantaja tai itsenäinen työnsuorittaja, kyse on yhteisestä rakennustyömaasta. Rakennuttaja nimeää sille pätevän turvallisuuskoordinaattorin.
Turvallisuusasiakirja. Rakennuttaja laatii sen suunnittelua ja valmistelua varten. Asiakirjassa kuvataan hankkeen ominaisuudet, olosuhteet sekä vaara- ja haittatekijät. Jos liiketoiminta jatkuu remontin aikana samoissa tiloissa, asiakkaiden ja työntekijöiden kulkureitit kuuluvat näihin olosuhteisiin.
Ennakkoilmoitus. Päätoteuttaja ilmoittaa työsuojeluviranomaiselle työstä, joka kestää yli kuukauden ja jossa työskentelee yhteensä vähintään 10 työntekijää ja itsenäistä työnsuorittajaa. Ilmoitus tehdään myös, jos työmäärä ylittää 500 henkilötyöpäivää. Varmista urakkasopimuksessa, kuka hankkeessa on päätoteuttaja.
Urakkailmoitus Verohallinnolle. Kun yksittäisen urakan arvo ylittää 15 000 euroa ilman arvonlisäveroa, tilaaja ilmoittaa sen Verohallinnolle. Raja lasketaan sopimuskohtaisesti, ja määräaika on ilmoituskuukautta seuraavan toisen kuukauden 5. päivä.
